5 sposobów na stworzenie strategii pracy zdalnej, która zwiększy bieżącą skalowalność
Pandemia spowodowała gwałtowne zmiany w wielu firmach, w szczególności nagłe przejście na pracę zdalną. Ale jak firmy mogą pozostać konkurencyjne z całkowicie zdalnymi pracownikami i czy możliwe jest skuteczne zwiększenie skali działalności, gdy pracownicy pracują w domu?
Bridie Gallagher jest dyrektorem zarządzającym w Glass Digital, agencji marketingu cyfrowego, która specjalizuje się w optymalizacji wyszukiwarek, marketingu afiliacyjnym i płatnych reklamach w wyszukiwarkach. Tutaj dzieli się tym, jak udało im się przejść na pełnoetatową politykę pracy zdalnej przy jednoczesnym zwiększeniu skali działalności, a także swoimi radami dla właścicieli firm, którzy chcą zrobić to samo.
W marcu 2020 r. zarząd Glass Digital musiał podjąć decyzję, której nikt z nas sobie nie wyobrażał: tymczasowe zamknięcie naszej przestrzeni biurowej w samym środku globalnej pandemii. Chociaż wcześniej nasi pracownicy mogli pracować z domu jeden lub dwa dni w tygodniu, nagle z dnia na dzień staliśmy się firmą całkowicie zdalną. Było to dla nas nieznane terytorium, podobnie jak dla wielu firm. I chociaż początkowo mieliśmy nadzieję, że blokada potrwa tylko kilka tygodni, szybko stało się jasne, że jesteśmy w tym na dłuższą metę.
Choć w tamtym czasie był to prawdziwy skok w nieznane, z przyjemnością mogę powiedzieć, że okazał się on wielkim sukcesem - do tego stopnia, że w styczniu tego roku wprowadziliśmy politykę pracy zdalnej na stałe. Nawet gdy pandemia się skończy i wrócimy do normalności, nasi pracownicy nadal będą mogli pracować z domu (lub gdziekolwiek indziej, co im odpowiada) tak często lub tak rzadko, jak będą chcieli. Nadal będziemy utrzymywać naszą przestrzeń biurową na spotkania i dla tych pracowników, którzy wolą życie biurowe od pracy w domu, ale na razie jesteśmy oficjalnie firmą pracującą zdalnie.
W związku z tym w ciągu ostatniego roku nauczyliśmy się wiele na temat zarządzania pracownikami zdalnymi. Tutaj podzielę się pięcioma spostrzeżeniami na temat skalowania biznesu podczas pracy zdalnej.
1. Inwestuj w komunikację
Efektywna komunikacja między zespołami i wewnątrz nich jest niezwykle ważna w każdej firmie. Ale jest jeszcze cenniejsza dla zespołów, które pracują w domu, ponieważ może być trudniej zapewnić, że wszyscy są na tej samej stronie, gdy nie jesteś fizycznie w tym samym pomieszczeniu. Rozwiązaniem jest zainwestowanie w oprogramowanie i narzędzia do komunikacji i współpracy dla swoich zespołów, aby mogły one bezproblemowo współpracować, nawet jeśli są oddalone od siebie o wiele kilometrów.
Aby to ułatwić, przeszliśmy ostatnio na platformę do zarządzania projektami Teamwork, dzięki czemu pracownicy mogą łatwo porozumiewać się podczas współpracy nad projektami. Platforma ta posiada również wbudowany system wiadomości błyskawicznych, co oznacza, że pracownicy mogą rozmawiać ze sobą o swojej pracy - nie różni się to od komunikacji, jaką można uzyskać, dzieląc przestrzeń biurową.
Inwestowanie w technologie ułatwiające komunikację może być kosztowne, ale z naszego doświadczenia wynika, że jest to całkowicie niezbędne. Jeśli więc chcesz nadal rozwijać się pracując zdalnie, upewnij się, że Twoi pracownicy mają dostęp do najlepszych narzędzi komunikacyjnych.
2. Mierzenie sukcesu i śledzenie wydajności
Jedną z głównych korzyści płynących z pracy zdalnej jest ograniczenie prezenteizmu: w rzeczywistości dużo łatwiej jest sprawdzić, kim są najbardziej efektywne i produktywne osoby, a nie tylko kto zawsze siedzi przy biurku. Wciąż jednak ważne jest, aby upewnić się, że istnieją sposoby definiowania i mierzenia wydajności pracowników zdalnych, zwłaszcza gdy próbujesz rozwinąć firmę.
Najprostszym sposobem, aby to zrobić, jest sprawienie, aby wydajność była wyraźnie policzalna. W przypadku zespołów sprzedaży może to oznaczać wyznaczenie celów i sprawdzenie, czy zostały one osiągnięte. W przypadku innych pracowników najłatwiejsze może być wyznaczenie terminów realizacji poszczególnych zadań lub poproszenie o tygodniowy lub miesięczny raport z ich pracy. Regularne spotkania "Zoom" pomiędzy szefami działów a młodszymi pracownikami mogą również pomóc w upewnieniu się, że wszyscy pracują dobrze, a także w sygnalizowaniu wszelkich problemów, zanim wymkną się spod kontroli.
Przestrzegałbym jednak firmy przed zbytnim koncentrowaniem się na metrykach wydajności w tym momencie. To był trudny rok dla wszystkich, a pandemia odbiła się na poziomie wydajności wielu osób. Ważne jest więc, aby znaleźć równowagę pomiędzy zachęcaniem pracowników do osiągania jak najlepszych wyników, a nie wywieraniem na nich zbyt dużej presji. Zazwyczaj uważamy, że przyjęcie postawy wspierającej, kiedy pracownicy mają problemy, jest najlepszym rozwiązaniem dla wszystkich: zazwyczaj istnieje uzasadniony powód mniejszej wydajności lub niższej efektywności, a dzięki wspólnej pracy prawie zawsze można znaleźć rozwiązanie.
3. Szkolenie, rozwój i wprowadzanie do pracy
Zwiększanie skali działalności często oznacza zatrudnianie nowych pracowników. A kiedy zatrudnia się nowych pracowników, którzy będą pracować zdalnie, bardziej niż kiedykolwiek ważne jest, aby upewnić się, że znajdujemy najlepszych ludzi do tej roli. Idealnie byłoby, gdybyś znalazł pracowników, którzy będą w stanie rozpocząć pracę w terenie i pracować samodzielnie od samego początku. Warto zapytać pracowników, czy mają jakieś doświadczenie w pracy zdalnej lub niezależnej podczas procesu rekrutacji, dzięki czemu można sprawdzić, którzy kandydaci będą dobrze się rozwijać w firmie pracującej zdalnie.
Podczas wdrażania nowych pracowników do pracy, należy upewnić się, że nowi pracownicy nie przegapią wstępnego szkolenia i rozwoju podczas pracy zdalnej. Na przykład, każdy dzień roboczy można rozpocząć i zakończyć rozmową lub Zoomem z menedżerem liniowym, aby odpowiedzieć na wszelkie pytania i upewnić się, że wiedzą, co robią, a także zapewnić wsparcie w czasie rzeczywistym za pośrednictwem komunikatorów internetowych. W przypadku ról, które zazwyczaj wymagają bardzo intensywnego szkolenia wstępnego, pomocne może być podzielenie czasu pomiędzy pracę w domu i w biurze, a następnie stopniowe zwiększanie liczby dni spędzonych na pracy zdalnej, gdy już nabiorą wprawy.
Nie zapominaj również o szkoleniu i podnoszeniu kwalifikacji obecnych pracowników. Twoi pracownicy powinni mieć możliwość rozwijania swoich umiejętności w pracy zdalnej, tak samo jak w środowisku biurowym. Być może trzeba będzie znaleźć nowe sposoby prowadzenia zdalnych sesji szkoleniowych lub przeznaczyć dodatkowy czas dla pracowników na samodzielne rozwijanie wiedzy i umiejętności. Wielu z naszych pracowników ma obecnie zaplanowany czas na rozwój osobisty w ramach swoich godzin pracy w każdym tygodniu, aby zapewnić im możliwość nauki i rozwoju.
4. Wspieranie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym podczas pracy zdalnej
Jeśli chcesz pomóc swoim pracownikom pozostać szczęśliwymi, zmotywowanymi i wydajnymi, to niezwykle ważne jest, aby poświęcić czas i pieniądze na promowanie dobrej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Jest to szczególnie ważne w przypadku zarządzania pracownikami, którzy pracują zdalnie w pełnym wymiarze godzin.
Kiedy pracujesz w domu, zbyt łatwo może dojść do zatarcia granic między pracą a czasem wolnym. W rezultacie wielu pracowników pracuje nawet więcej niż przed pandemią - badania przeprowadzone przez NordVPN wykazały, że pracownicy zdalni w Wielkiej Brytanii pracują obecnie średnio dwie godziny dziennie więcej niż przed rozpoczęciem pracy w domu(Guardian). Nie jest to zrównoważone w dłuższej perspektywie, ani zdrowe dla pracowników.
W odpowiedzi na to, niektóre firmy wprowadziły zakaz wysyłania e-maili lub komunikowania się poza godzinami pracy, a niektóre dni tygodnia zostały wyznaczone jako "wolne od spotkań", aby dać swoim zespołom więcej czasu na skupienie się. Pracodawcy mogą również rozważyć większą elastyczność w zakresie terminów i wdrożyć systemy wsparcia, aby pomóc pracownikom, którzy mogą mieć problemy z obciążeniem pracą.
W ostatnim czasie pojawiło się wiele informacji na temat oprogramowania monitorującego urządzenia pracowników, z których wiele jest negatywnych. Myślę jednak, że ważne jest, aby pamiętać, że wszystko zależy od tego, jak to oprogramowanie jest używane. W wielu przypadkach oprogramowanie monitorujące może być wykorzystane do tego, aby pracownicy pracowali mniej, a nie więcej. Na przykład, jeśli oprogramowanie pokazuje, że pracownicy pracują do późna przez większość dni lub uzyskują dostęp do służbowych e-maili lub aplikacji późno w nocy, może to być znak, że ten pracownik potrzebuje dodatkowego wsparcia i pomocy, aby zapobiec przepracowaniu i wypaleniu.
5. Znajdź sposoby na podniesienie morale i wspieranie pozytywnej kultury firmy
Jednym z minusów pracy zdalnej jest to, że tracisz niektóre społeczne aspekty życia biurowego. Po pierwsze, dużo trudniej jest wyjść na drinka ze współpracownikami, kiedy wszyscy pracują w domu. Ponadto, tradycyjne drobne korzyści, które pracodawcy mogą zaoferować, aby pokazać swoje uznanie dla pracowników - takie jak darmowe pączki w pokoju socjalnym lub kartka urodzinowa podpisana przez wszystkich w biurze - nie są już możliwe do zrealizowania.
Aby utrzymać pozytywną kulturę organizacyjną, która sprawia, że pracownicy czują się docenieni i zmotywowani, pracodawcy muszą szukać nowych sposobów nagradzania pracowników i oferowania im dodatków na odległość. Niedawno zarejestrowaliśmy się na platformie internetowej poświęconej zdrowiu i zaangażowaniu pracowników, na której pracownicy mogą nawzajem dawać sobie wyrazy uznania za wykonywanie świetnej pracy, a także uzyskać dostęp do wszelkiego rodzaju zniżek, darmowych nagród i innych korzyści. Będziemy również starali się zapewnić, że po zniesieniu ograniczeń związanych z pandemią, życie towarzyskie w firmie będzie kontynuowane poprzez organizowanie spotkań, posiłków i imprez dla pracowników.
Praca zdalna nie powinna być przeszkodą w zwiększaniu skali działalności - spróbuj zastosować się do kilku wskazówek i porad, które tu przedstawiłem, a powinieneś być na dobrej drodze do sukcesu.
