Jak pracować mniej godzin, ale wykonywać więcej pracy

Posiadanie i prowadzenie małej firmy oznacza niekiedy pracę nad wieloma projektami, a także wykonywanie zwykłych codziennych zadań, co utrudnia efektywne zarządzanie czasem. W naszym badaniu dotyczącym małych firm z 2017 r. odkryliśmy, że 58,2% właścicieli małych firm poświęca mniej niż 10 godzin tygodniowo na rozwijanie swojej działalności. Właściciele firm nie mają wystarczająco dużo czasu w ciągu dnia, aby wykonać codzienne zadania, nie mówiąc już o czasie na pracę nad potencjalnymi możliwościami rozwoju firmy.

Oczywiste jest, że aby odnieść sukces jako właściciel firmy, trzeba nauczyć się efektywnie zarządzać swoim czasem, tak aby w ciągu tygodnia pracy mieć czas na dalsze rozwijanie firmy. Aby pomóc Ci lepiej zorganizować swój czas, poniżej znajdziesz kilka wskazówek od ekspertów, jak pracować mniej, ale robić więcej!

Przejdź na dietę medialną

Jedną z rad jest przejście na "dietę medialną", co oznacza ograniczenie czasu poświęcanego na czytanie wiadomości i przeglądanie portali społecznościowych oraz przeznaczenie większej ilości czasu na relaksujące zajęcia, takie jak czytanie dobrej książki. W ten sposób człowiek jest mniej zestresowany i bardziej skoncentrowany na zadaniu podczas pracy.

W naszym eBooku radzimy również, aby ograniczyć się do sprawdzania kanałów społecznościowych i wiadomości o określonej porze dnia, nie częściej niż dwa razy dziennie. Aaron Norris z The Norris Group przeszedł na "dietę medialną", aby efektywniej zarządzać swoim czasem. Powiedział: "Jestem mniej zestresowany, mam więcej czasu na książki zamiast na wiadomości, a media społecznościowe sprawiają mi więcej przyjemności".

Wyznacz czas na e-maile i rozmowy telefoniczne

Kiedy jesteś zajęty i realizujesz wiele różnych projektów jednocześnie, naturalnie będziesz otrzymywać wiele e-maili i ważnych telefonów. Musisz jednak zadbać o to, aby w pełni skupić się na wykonywanym zadaniu i nie rozpraszać się, gdy pojawi się wiadomość e-mail lub ktoś zadzwoni.

Najrozsądniejszym sposobem jest wyznaczenie w ciągu dnia godzin, w których sprawdzasz pocztę, i zamykanie ich na czas, gdy pracujesz nad trudnymi i czasochłonnymi zadaniami. W przeciwnym razie będziesz stale rozproszony i nigdy nie będziesz mógł w pełni poświęcić się wykonywanemu zadaniu.

Przestań się prokrastynować

Bardzo łatwo jest odkładać na później, zwłaszcza gdy pracujesz nad zadaniem, które uważasz za szczególnie przyziemne i nieangażujące. Prokrastynacja nie pomoże jednak w rozwoju firmy ani w szybszym wykonywaniu codziennych zadań.

Pierwszą rzeczą, jaką należy zrobić, walcząc z prokrastynacją, jest zrozumienie, dlaczego tak łatwo odwracasz uwagę od swojej pracy. Czy to, nad czym pracujesz, nie sprawia Ci przyjemności? Czy czujesz się przytłoczony i nie wiesz, od czego zacząć? Kiedy zrozumiesz, na czym polega główny problem, będziesz mógł ruszyć do przodu z poprawą swojej produktywności.

Nancy Haworth, profesjonalna organizatorka z firmy On Task Organising, sugeruje, by nadać priorytety swojemu harmonogramowi, tak by pracować nad zadaniami, które są pilne, ważne i pomogą ci osiągnąć cele biznesowe, a także, gdy to możliwe, delegować zadania, tak by twój czas był wykorzystywany jak najrozsądniej. Dzięki temu będziesz bardziej skoncentrowany i mniej skłonny do prokrastynacji!

Matryca Eisenhowera jest powszechnie stosowaną przez przedsiębiorców metodą ustalania priorytetów, która szybko sortuje zadania według ich pilności i ważności.

Zadania są dzielone na cztery następujące kategorie: ważne i pilne, ważne, ale nie pilne, pilne, ale nie ważne oraz ani pilne, ani ważne. Tak jak na poniższej ilustracji.

Spróbuj wykorzystać tę metodę podczas planowania codziennych i tygodniowych zadań, aby mieć pewność, że poświęcasz czas na właściwe zadania. Jeśli czujesz się przytłoczony, a Twój dzień pracy nie ma struktury, możesz być bardziej skłonny do prokrastynacji.

Zaplanuj swój czas na dzień, tydzień i miesiąc.

Doskonałym sposobem na rozpoczęcie tygodnia jest spisanie przeglądu wszystkich zadań, które muszą być wykonane w danym tygodniu, a następnie wyznaczenie czasu na ich wykonanie na każdy dzień tygodnia pracy. Co więcej, nie należy poświęcać całego dnia na jedno zadanie, lecz podzielić duże zadania na łatwe do wykonania części. Dzięki temu będziesz mieć większe poczucie osiągnięcia, gdy wykonasz więcej zadań do końca dnia pracy.

Listy rzeczy do zrobienia są przydatne, jeśli chcesz się czuć zorganizowany i wydajny w pracy. Jeśli jednak masz dużo do zrobienia w ciągu jednego dnia, najprawdopodobniej okaże się, że ciągle dodajesz kolejne zadania do listy, ale niczego nie odhaczasz. Dlatego przydatne może być utworzenie zamkniętej listy, która jest w zasadzie listą rzeczy do zrobienia, do której nie można dodawać, dopóki lista nie zostanie ukończona.

Planowanie blokowe to także świetny sposób, aby pozostać skupionym na zadaniu i nie rozpraszać się. Na przykład, jeśli masz do opracowania dużą prezentację lub chcesz przeprowadzić burzę mózgów na temat nowych, kreatywnych pomysłów biznesowych, zablokuj w kalendarzu godzinę, aby skupić się tylko na tym zadaniu. Uważaj, aby nie poświęcać zbyt wiele czasu jednemu zadaniu na raz.